#409 - Smarte Buchhaltungslösungen für Selbstständige - Interview mit Jasmin von Vaccounting

Der Business Podcast - Sales & Mindset Impulse für selbstständige Frauen

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Immer wieder plötzlich: die Buchhaltung muss gemacht werden 😳 Und jeden Monat / jedes Quartal / jedes Jahr dasselbe: Wo sind nochmal die Belege von xyz? Wann war ich auf dieser Reise? Was genau kann ich davon absetzen? Was muss ich noch ausdrucken? Oh Mist, der Drucker geht nicht….

Die meisten von uns Selbstständigen geraten beim Thema Buchhaltung und Steuern unter enormen Druck. Und was passiert dabei nicht selten? Wir vergessen Dinge, lassen Dinge hinten runterfallen und verlieren so bares Geld, dass wir unternehmerisch deutlich sinnvoller einsetzen könnten 🤘

Das muss nicht sein, sagt und weiß Jasmin Berger. Die Inhaberin der Firma Vaccounting erzählt uns in diesem Interview, wie sie als Schnittstelle zwischen Selbstständiger Person und Steuerberaterin agiert, dass sie als "Finanz-Sparringspartnerin" an Deiner Seite ist und Dir komplett den Rücken in Sachen Finanzen & Buchführung freihält.

Wir sprechen darüber, welche Tools dabei sinnvoll sind, wie man sich große Schritte und nervige Prozesse ersparen kann und warum so wenig Selbstständige Hilfe in diesem Bereich annehmen bzw. einfordern.

Spring unbedingt mal rüber zu Jasmin und buch Dir einen Kennenlerntermin, wenn Buchführung für Dich jeden Monat ein Pain in the A… ist.

Ab zu Jasmin 👉 https://www.linkedin.com/in/jasminberger/

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Laura: https://www.instagram.com/laura.roschewitz/

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Foto Laura/Gretel: Kareen Kittelmann Fotografie

Laura: Hallo und Moin Moin zu einer neuen Podcast-Folge hier bei Moin um Neun, dem Business-Schnack mit Laura und Gretel. Und it's interview time und ich habe Jasmin zu Besuch. Hallo, Moin Moin Jasmin.

Jasmin: Hallihallo, ich freue mich dabei zu sein.

Laura: Wie schön ist das? Wir haben heute ein Thema im Gepäck, was für die meisten Selbstständigen ein echter Schmerzpunkt ist und auch nicht das aller, aller, aller beliebteste Thema der Welt ist, würde ich jetzt mal so sagen. Also das ist nicht so ein ganz sanftes, schönes Thema, sondern wir wollen über Buchhaltung reden. Jasmin, erzähl doch mal, wer du bist und was du machst und was du für Selbstständige im Bereich Buchhaltung in petto hast. Stell dich doch erstmal vor, weil ich mir vorstellen könnte, dass viele dich noch nicht kennen von unseren Zuhörerinnen.

Jasmin: Ja, danke, danke. Genau, ja, ich bin Jasmin von Vaccounting und Vaccounting ist ein dreiköpiges Buchhaltungsteam und uns gibt es jetzt seit 2018. Und was machen wir? Ja klar, Buchhaltung für Selbstständige, für Unternehmen. Aber wichtig ist da natürlich zu wissen, Buchhaltung machen wir jetzt nicht irgendwie bei euch im Büro, sondern wir arbeiten komplett remote und das setzt natürlich auch voraus, dass man komplett digital aufgestellt ist. Und ja, es gibt natürlich noch Unternehmen da draußen, die das nicht sind, aber viele sind es dann natürlich auch schon. Und da ist es dann aber auch so, dass wir da dann eben halt mit unterstützen. Und genau, da hat jeder aus unserem Team schon unterschiedliche Kompetenzen oder halt auch, ich sag mal, seine stärken. Und dann haben wir, wie gesagt, den Joel und den André, das sind zwei unserer Teammitglieder, die dann in dem administrativen und auch in dem buchhalterischen Part sehr stark sind. Und meine Stärke ist, beziehungsweise das, was ich wirklich sehr, sehr gerne mache, ist, mich wirklich in den Buchhaltungstools austoben, beziehungsweise da schaue ich dann immer schon sehr gerne, welche Lösungen gibt es und was kann man da dann wirklich auch auf die einzelnen Kunden anwenden, was passt am besten zu jemanden. Ich meine, es gibt da ja unterschiedliche Unternehmen, die unterschiedliche Lösungen benötigen. Ein Onlineshop zum Beispiel, dem kannst du jetzt nicht die Lösung A verkaufen bzw. die Lösung A implementieren, wenn Lösung B dann eigentlich eher passt, wie zum Beispiel einen ganz normalen Selbstständigen, ganz normalen Selbstständigen, einen Einzelunternehmer, der im Bereich Dienstleistung unterwegs ist. Und genau da schauen wir dann nämlich schon immer genau drauf, was ist so genau, sind die Anforderungen, das nehmen wir dann immer einmal in einem Gespräch auf und würden dann natürlich schon unterschiedliche Lösungen eruieren und dann schauen, was am besten passt und dann entsprechend ausrollen und würde dann auch entsprechend das Team bzw. diejenigen, die es anwenden, sollen auch entsprechend schulen.

Laura: Das heißt zum Beispiel Gretel und ich oder ich mit einer meiner anderen Firmen kommen zu euch und was ich eben ganz spannend finde, ist, dass ihr euch ja wirklich für smarte, digitale Buchhaltungslösungen tretet ihr ja sozusagen den Kampf an. Das heißt, wenn ich das richtig verstehe, bist du auch wirklich dafür da, ähm also die ganzen Prozesse sozusagen einmal neu aufzustellen und wirklich zu gucken, was braucht es denn. Ich hab so das Gefühl und die dunkle Ahnung, dass bei vielen von uns Selbstständigen tatsächlich viele Prozesse auch im Argen liegen. Also, dass man dann irgendwie merkt, okay, scheiße, schon wieder der Zehnte eines Monats, dass irgendjemand will irgendwas von mir, und dann muss man irgendwie eine Nachtschicht machen und dann druckt man noch irgendwelche Sachen aus oder scannt irgendwelche Belege mit dem Handy ein und schiebt die sich selber in WhatsApp von A nach B, um sie irgendwo zu haben und so weiter. Was würdest du denn sagen, warum oder was ist so deine Erfahrung, warum ist das so ein großes Problem für so viele Selbstständige? Also für dich wirkt es ja wahrscheinlich viel einfacher, als es das für uns Selbstständige ist. Was ist da los? Warum ist das so?

Jasmin: Also sagen wir es mal so, man braucht natürlich schon, ich sage mal, smarte Steps einfach in dem Alltag. Also gerade wenn es jetzt so, ich sage mal, ein Einzelunternehmer, der natürlich auch, ich sage mal, der geht auf ein Business-Essen, dann kriegt er ein Papierbeleg und solche Belege gehen klassischerweise immer schnell flöten. Und ja, wie kann man sowas zum Beispiel vermeiden? Also beispielsweise könnte man eine App aufs Handy packen, wie zum Beispiel Adobe Sign, also als Beispiel für Swift Scan. Es gibt ja unterschiedliche Apps. Und die kann man dann direkt einmal zücken und ja, auch in dieser App schon direkt eine Integration hinterlegen. Wenn ich dieses jetzt scanne, pack mir das bitte auf ein Google Drive dort mit dem Ablageplatz. Und dann landet es dann halt direkt dort, wo ich sage mal der Buchhalter oder halt auch der Unternehmer selber sich den Beleg hinterher für die Buchhaltung wegholt. Oder man kann es sogar so miteinander verbinden, dass es direkt im Buchhaltungstool landet. Also solche Lösungen gibt es dann natürlich auch, je nachdem, welches Tool dann entsprechend ja genutzt wird. Und dann geht sowas halt auch nicht verloren. Und das muss man sich zum Beispiel auch als Routine eben halt mit einpflegen, dass man sagt, okay, gut, ich habe jetzt gerade die Bewirtungsabrechnung bekommen, ich scanne sie eben direkt mit dem Handy ab und dann ist das Ding erledigt. Und vielleicht entsorgt man den Beleg auch nicht unmittelbar danach. Also nur als kleine Vorsichtsmaßnahme, dass man sich sagt, okay gut, so nach einem Monat kann dann alles wieder weg. Aber wie gesagt, dass zumindest sobald der Beleg erfasst wird und das alles in trockenen Tüchern ist, dass man dann sagen kann, okay gut, dann ist das erledigt. Also da geht es wirklich um Routinen und die Lösung, die man da dann eben parallel mit nutzen kann. Und Genau, also Papierbelege sind so ein klassisches Beispiel eben.

Laura: Ja, die berühmte Aldi-Tüte, in der dann ganz viele Belege rumschimmeln und man dann irgendwie doch immer das Passende nicht findet. Meine Erfahrung ist zum Beispiel bei mir selber auch, ganz ehrlich gesagt, dass ich oft das vor mir her schiebe, ewig. Und dann muss ich's machen, dann mach ich's, und dann war's gar nicht so schlimm. Also irgendwie, dann ging es. Dann hab ich eine halbe Stunde irgendwas gemacht, und dann war es halt das. Es ist dann ja oft gar nicht so schlimm. Aber ich hab eine totale Aversion und schieb das bis zum Äußersten auf. Ähm, wie verändert sich denn das, wenn ich mit euch arbeite? Also, wie sieht so was überhaupt aus? Weil Steuerberaterinnen oder Steuerberater ist ja irgendwie auch so ein bisschen so ein heiliger Beruf. Da ruft man ja auch nur an, wenn man wirklich was Wichtiges hat. Aus meiner, so wie ich's jetzt verstanden hab, seid ihr auf eine Art die Brücke zwischen selbstständiger Person und Steuerberater, Steuerberaterin oder Finanzamt. Ist das richtig? Und wie sieht das im Alltag aus? Also melden die Menschen sich dann ganz viel bei euch oder seid ihr sozusagen wie eine VA, ein virtuelle Mitarbeiter, der eigenständig Dinge macht? Wie kann ich mir das konkret vorstellen?

Jasmin: Also man kann schon irgendwie als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Steuerberater sehen, denn der Steuerberater wird immer benötigt, das in jedem Fall, es sei denn, du machst deine Steuern doch selber, aber dann erklärt sich mir das nicht oder schließt sich mir dann nicht, warum du dann doch irgendwie Support in der Buchhaltung benötigst. Denn deswegen, wie gesagt, also der Steuerberater wird auf jeden Fall immer benötigt und da ist dann, wie gesagt, sind wir dann auf jeden Fall die Schnittstelle. Aber das ist schon so, dass wir als Team dann schon so implementiert sind in dem Unternehmen oder beim Selbstständigen, dass wir, ja, man kann uns beispielsweise in Slack mit einbinden, dass man eben den direkten Austausch hat als Beispiel oder man nutzt WhatsApp als Channel, um ich sag mal, eben diesen direkten Draht zu haben, schnelle Kommunikation zu haben. Das Ding ist dann eben auch, dass wir, ja, was macht es dann einfacher, also was würde sich für dich dabei zum Beispiel verändern, du hast ja gerade ein Beispiel genannt, diese Belegvorbereitung oder dieses Prokrastinieren, was in diesem Bereich dann immer wieder anfällt. Also das wäre dann auch zum Beispiel etwas, wo wir dann reinjumpen könnten. Also diese Belegvorbereitung, dieses Zusammensammeln der Belege, das würden wir dann auch entsprechend organisieren. Da kann man auch unterschiedliche Tools benutzen, dass man, ich nenne mal Invoices, Invoice-Wetcher, es gibt ja wie gesagt auch da etliche Lösungen, das eben zu automatisieren und wir würden dann zum Beispiel prüfen, ist denn da alles vorhanden, sind alle Belege da, sind sie entsprechend alle kategorisiert oder auf Buchhaltungsdeutsch heißt es, sind sie gebucht. Und genau, sind dann eben alle Dokumente soweit vollständig, dass man eben diese Buchhaltung eben abgeben kann. Und da wäre es dann so, dass man dann zum Beispiel die Buchhaltung eben an den Steuerberater übermittelt und dann zum Beispiel die Umsatzsteuer-Voranmeldung macht. Oder wir sagen, hey, wir haben soweit alles fertig, mach du doch mal den finalen Klick in deinem Buchhaltungstool und schick die Umsatzsteuer-Voranmeldung ab.

Laura: Wie erklärt ihr euch, dass doch sehr sehr viele Menschen da Scheu haben jemanden sich rein zu holen in das Thema Finanzen? Also es scheint ja schon so zu sein, dass sehr viele also sehr viele von den Selbstständigen mit denen ich schon lange arbeite als Mentorin. Ich habe das Gefühl, Menschen holen sich eher eine Mentorin oder einen Coach oder jemanden, oder eine VA für Grafik, für Text, für sowas mit an Bord, als jemanden für Steuern, Buchführung, Finanzen. Wobei das das Thema ist, was wir zum Beispiel auch in der Mastermind, jeden Monat postet irgendjemand, oh Gott, ich muss die Steuer machen und habe schon wieder drei Nächte nicht mehr geschlafen. Eat the frog, oh Gott, wer macht das mit? Wie erklärst du dir das? Du wirst ja schon mit vielen Menschen darüber gesprochen haben und du weißt ja auch, wie es sich für Menschen verändert, die das dann abgeben. Aber wie erklärst du dir das?

Jasmin: Also der Hauptgrund ist hier tatsächlich, also Finanzen, man mischt sich ja quasi nackt, wenn man das offenlegt. Und das ist so ein sensibles Thema. Und man möchte natürlich auch den eigenen Überblick behalten. Denn man hat natürlich auch mal so ein bisschen Sorge, wenn ich das jetzt wirklich abgebe, was passiert dann da noch? Werde ich noch wissen, was mit den Zahlen passiert? Oder welche Performance hat mein Unternehmen? Und das sind halt so viele Gründe. Oder sind die Personen entsprechend kompetent, gerade wenn es den Zahlungsverkehr geht, dass man eben sagen kann, okay, kann ich den Menschen wirklich vertrauen, dass sie eben auch meine Zahlungen erledigen? Und klar, das sind halt schon so Sachen, das macht man dann nicht mal eben. Also da wählt man dann schon sehr sorgfältig aus, wer kann das dann für mich machen und da ist dann schon wichtig, dass man dann natürlich einen kompetenten und auch sehr vertrauenswürdigen Menschen gewählt, beziehungsweise Menschen, die in dem Bereich dann auch sehr versiert natürlich sind, klar.

Laura: Aber ist doch irgendwie spannend, weil zum Beispiel zu einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin haben doch die wenigsten Menschen ein tiefes Vertrauensverhältnis, oder? Bei den meisten ist das doch ziemlich anonym und ziemlich so, ich muss heute zu meiner Steuerberaterin. Und die meisten siezen die, und es ist doch eher so ein distanziertes Verhältnis und so ein sehr hierarchisches Verhältnis. Was die Steuerberaterin sagt, das wird gemacht. Es ist ja nicht grade so ein auf, es ist ja kein Sparing oder so mit der Steuerberaterin. Sondern eigentlich ist es so, man ruft an und sagt, ich hab ein Problem, was soll ich machen? Oder in einer modernen Steuerberaterin schreibt man vielleicht eine E-Mail. Aber es ist ja nicht so ein Sparing. Die würde ich ja nicht anrufen und sagen, ah, ich plan hier eine Reise. Also, es ist ja schon eigentlich immer bei vielen ein eher distanzierteres Verhältnis. Und ich könnte mir jetzt vorstellen bei euch, ihr seid ja ein super junges Team, ihr kommt auch aus dem Bereich VA, also internationales Arbeiten, Remote-Arbeiten, ähm, komplett digitales Arbeiten. Da müssten euch ja die Leute die Bude einrennen und sagen, ja, geil, die verstehen was davon. Grade so unsere Generation, die jetzt vielleicht zwischen 30 und 45 sind, ganz grob gesagt, müssten wir eigentlich darin totalen Mehrwert sehen, weil ja nicht alle so ein Finanzhändchen haben. Keine Ahnung, sind so Themen wie Rücklagen bilden, wie geh ich eigentlich damit um Rücklagen für Steuergeschichten. Das ist ja auch so was, was super vielen Selbstständigen das Genick brechen kann, ja, da misskalkulieren ja auch sehr viele. Wie geht ihr damit, also wie ist das für euch, wie oder für dich vor allem, ich weiß ja, dass das so ein bisschen dein Part im Business ist, wie geht das aktiv? Außer zum Beispiel in so einem Podcast, wie jetzt gerade zu sein. Aber wie kann man dieses Vertrauensverhältnis aufbauen und was magst du den Leuten mitgeben, was da vielleicht auch für Chancen drin sind, sich mal mit jemandem wirklich über seine Finanzen auszutauschen, der da einfach Ahnung von hat.

Jasmin: Ja, also vorweg, also der Beruf des Steuerberaters oder Steuerberaterin, das ist ja so, das ist ja, wie soll ich das erklären, also in Fachkreisen sagt man ja schon, das ist eine der schwersten Prüfungen, die man in Deutschland ablegen muss und deswegen denke ich mal, dass es damit zusammenhängt, dass die Unternehmer im Kopf haben, okay, ich habe da definitiv einen kompetenten Menschen sitzen, der mir da dann eben halt auch entsprechend eine Auskunft zu geben kann, dass man da natürlich dann gehemmt ist, ich sag mal, solche Fragen zu stellen, von wie kann ich diese Reise absetzen und so weiter und so fort. Ja, kann man sich natürlich, also kann ich schon nachvollziehen, witzigerweise stelle ich aber auch genau diese Fragen. Also jetzt natürlich nicht diese Reisefrage, aber wenn es halt so ich sag mal, spezifische Themen geht, wo ich weiß, okay, ich darf da zum Beispiel keine Auskunft dem Unternehmen geben, also geben, dann würde ich das dann schon an den jeweiligen Steuerberater, diese Frage weitergeben und mir darüber dann natürlich auch Feedback holen und dass man das eben entsprechend auch das Unternehmen anwenden kann. Und de facto ist es so, der Steuerberater berät in diesen Themen und das ist auch meistens deren, ich sag mal Schwerpunkt. Schwerpunkte wie auch zum Beispiel die Erstellung der Jahresabschlüsse oder Steuererklärung. Und Finanzbuchhaltung ist ja meistens so ein Beiwerk. Und genau, das ist dann schon meist etwas, okay, das kann man dann aber eben halt auch auslagern an Buchhaltungsunternehmen. Und dann häufig ist es ja auch so, dass Steuerberater dann auch freie Mitarbeit in Form von Buchhaltern haben, die dann eben auch genau solche Arbeiten eben erledigen. Und ich denke, wie gesagt, das hat auch dann einfach mit der Qualifikation selber dann zu tun, dass man dann eben sagt, okay, gut, da hat man man eher nicht so diese Hemmschwelle, dass man sagt, ich gehe dann eigentlich direkt zum Steuerberater.

Laura: Weil Ihr bietet ja auch so was an wie Optimierung. Oder wie ist das, wenn ich zwei Wohnsitze habe? Wie kann ich was für eine… Wie ist das überhaupt, wenn ich viel reise, ich kann von mir auch ein Lied singen, ich halt mich in zwei Ländern auf, wie ist das? Oder so was wie Rücklagen zu bilden. Wie kann ich vernünftig alleine so was wie Umsatzsteuer, Einkommenssteuerrücklagen? Solche Geschichten sind ja für viele, ich meine, es sind ja nicht alle Selbstständige total fit in Finanzthemen, sondern sind vielleicht ein toller Coach oder eine tolle Künstlerin, eine tolle Yoga-Lehrerin, eine tolle Webdesignerin. Heißt ja nicht zwangsläufig, dass man sich supergut mit Finanzen und oder Technik auch auskennt. Ähm, was glaubst du, oder wie kannst du beschreiben? Weil ich glaube, für viele von unseren Zuhörern ist das einfach so ein bisschen schwer zu greifen. Wie fühlt man sich denn, wenn man dann diesen Schritt irgendwann mal gegangen ist? Also was ist so Resonanz von euren Kundinnen und Kunden, wenn die dann mit euch zusammenarbeiten, wenn sie einmal diesen Schritt gegangen sind, euch quasi an Bord zu holen, euch wie so ein Mitarbeiter an Bord zu holen. Was ist denn dann der Gamechanger sozusagen für die? Was ist die Transformation, die ihr denen ermöglicht?

Jasmin: Das ist tatsächlich, dass wir denen, ich sag mal, freie Zeit und ich sag mal sie haben's halt einfach von den Hacken, ne? Und sie lösen sich von dem Stress, sich das alles selber zu tun oder sich damit auseinanderzusetzen, okay, das ist wirklich noch alles richtig. Oder immer dieser Zeitdruck, der dahinter steckt, Ich habe da jetzt schon wieder eine Abgabefrist. Ja, oder halt eben, es gibt ja auch viele Unternehmen, die in Großraumbüros arbeiten und dann machen die da zum Beispiel die Zahlung und das möchten die dann ja eigentlich auch gar nicht so in diesen Büros machen, wenn dann Mitarbeiter hinter einem herläuft und sieht, okay, ich mache hier gerade wieder die Überweisungen und dann der Gehälter irgendwie mit dabei und solche Themen. Das möchte man dann ja eigentlich auch schon diskret halten und deswegen sind sie dann ganz froh, dass sie das eben dann entsprechend auslagern konnten und fühlen sich dann befreit und haben halt einfach Zeit, sich wiederum Kernthemen zu, ja also sich dem zu widmen. Also es hört sich jetzt ganz banal an, aber im Prinzip ist es das. Und ich sage mal ein Unternehmer, der, ich sage mal, eine Agentur gegründet hat für, ich

sage mal Marketing, Seine Kernkompetenz ist nicht das Erledigen der Buchhaltung, sondern Marketing. Also sage ich jetzt mal ganz erlaubt. Und wenn ein Unternehmer da ist, wenn das nicht sein Fachbereich ist, dann kann das halt auch schon sein, dass in dem Bereich dann eben Stunden auch draufgehen. Und ja, wie gesagt, dann auch die passende Lösung vielleicht nicht gerade parat ist. Ja, das ist eigentlich so das.

Laura: Wenn jetzt jemand uns zuhört und sagt, Mensch klingt spannend, habe ich Bock drauf mit der mal zu schnacken, vielleicht passt das ja, vielleicht. Also wenn jetzt jemand irgendwie da sagt, ja okay, eigentlich ist meine Buchführung für mich, diese ganzen Finanzthemen, Pain in the ass, ich hab da eigentlich gar keinen Ich möchte das nicht, ich kann das nicht, ich will das nicht. Wie kann man dich denn erreichen? Wir haben in die Shownotes unsere, sozusagen hier zu der Podcastfolge, deinen LinkedIn-Kontakt einmal reingepackt. Findet dann erst mal ein Erstgespräch statt. Wie kann man sich das vorstellen? Für viele ist der erste Schritt eine totale Hürde. Also, wenn man jetzt zum Beispiel rüberspringt zu LinkedIn und dich anschreibt, was würde dann passieren? Wie läuft es überhaupt so ab? Ich glaube, das ist bei Finanzen auch immer total wichtig, schon mal zu wissen, wie sehe das überhaupt aus, bevor man da überhaupt hindenkt, vielleicht schon mal so den Trampelpfad einmal vorzulaufen, dass man schon mal sehen kann, wie das überhaupt sein könnte.

Jasmin: Ja, also klar, also entweder man kontaktiert mich ganz einfach über LinkedIn oder nutzt das Kontaktformular oder direkt schon den Terminbuchungslink über der Webseite und dann vereinbaren wir ein Gespräch und dann würden wir erst einmal eine Bestandsaufnahme machen. Dann würden wir einmal schauen, wie ist die komplette Ist-Situation, wie ist die gewünschte Lösung, also wo möchte der Unternehmer dahin oder was sollen wir wirklich an Arbeiten übernehmen. Oder ist es auch so, dass das Unternehmen selber buchen möchte Und dann finden wir da auf jeden Fall dann schon die Wege, die erarbeitet werden sollen. Und dann wird entsprechend das dann umgesetzt.

Und sag mal, du hast ja vorhin, du hast so selbstverständlich so ein paar Tools reingeworfen. Und ich würde gerne so Richtung Abschluss von dem Gespräch mal so ein paar Tools und Automatisierung von dir erfahren, wo du denkst Ja, die hat ja wohl jetzt jeder, ist ja wohl völlig klar. Ich hab so was wie GetMyInvoice oder so gehört. Also so Sachen wie meiner, da weiß ich jetzt zufällig, was es ist. Also, dass da eine Rechnung von verschiedenen Accounts, sagen wir, du hast was bei Amazon bestellt und du hast was bei, keine Ahnung wo, beim Büromöbelbedarf bestellt und so. Und die werden rausgesucht und automatisch sozusagen zusammengesammelt, dass du die nicht mehr zusammen sammeln musst. Was gibt es noch für Dinge, wo du sagst, ey 2024, also mal abgesehen davon, dass ich rausgehört habe, du sagst, Du bist voll für digitale Buchhaltung, also nicht mehr ausdrucken, abheften und so weiter.

Jasmin: Kein Pendelordner, um Gottes willen.

Laura: Was würdest du sagen, sind noch so die absoluten No-Go's bzw. Go's, wo du sagst, da in die Richtung muss man als Selbstständige in diesem Jahr denken. Also was muss man haben?

Jasmin: Also definitiv, wie gesagt, man muss es immer so einfach wie möglich machen. Gerade wenn es halt auch um solche Themen geht, wo man denkt, okay, da habe ich eigentlich keine Lust drauf, man möchte es aber trotzdem selber machen. Ja, welche Lösung gibt es? Also, klar, GetMyInvoice ist so ein klassisches Tool, was eben Rechnungen aus den allermöglichsten Accounts holt und dir dort ablegt, wo du es gerade brauchst. Also, es gibt dann eben schon Schnittstellen zu cloudbasierten Archivierungsplätzen oder eben halt auch zu Buchhaltungstools. Dort werden die dann entsprechend weitergeleitet. Invoicefetch habe ich gerade einmal reingeschmissen oder Zapier auch Klassiker. Also Zapier ist nicht nur ein Belegpicking-Tool, das kannst du auch für jegliche anderen Automatisierungen nutzen oder was man zum Beispiel auch hat, ich meine, das ist tatsächlich auch eine der einfachsten Lösungen, wenn man ein E-Mail-Tool nutzt, dass man eben eine Weiterleitungsregel für gewisse E-Mails einrichtet, die immer eine Rechnung enthalten. Also was man auf jeden Fall auch machen sollte, ist wirklich jeden Kreditor, Kreditor, also mit dem man dann zusammenarbeitet, der einem eine Rechnung stellt, jetzt habe ich mich schon fast hier wieder verhaspelt, immer darauf umstellen oder darum bitten, dass eine Rechnung immer per E-Mail oder digital reinkommt. Also möglichst Papierbelege vermeiden und wenn sich das nicht vermeiden lässt, schon schauen, dass man direkt das Ding einscannt und idealerweise direkt im Buchhaltungstool ablegt, also direkt die Verbindung zum Buchhaltungstool einrichtet, oder eben halt in der Cloudlösung, also bei Google Drive oder wo auch immer, da gibt es, wie gesagt, ja auch unterschiedliche Lösungen. Und ja, wie gesagt, Tools natürlich wählen, die, ich sag mal, auch einen hohen Automatisierungsgrad ermöglichen. Also es gibt natürlich Buchhaltungslösungen, die, ich sag mal, sehr rudimentär sind, die, ich sag mal, noch altbacken sind und nicht lernen. Ich sag mal, das ganz vorsichtig, wo man wirklich jeden Beleg jeden Monat aufs Neue reinhacken muss, sag ich mal. Aber es gibt natürlich auch Lösungen. Ich schmeiß jetzt mal LexOffice rein, ist eins meiner Lieblingstools. Damit lässt sich auch tatsächlich schon eine sehr hohe Automatisierung nutzen, weil das Tool eben halt auch einfach lernt. Natürlich ist es schon immer so, man sollte sich den Beleg immer einmal angucken, bevor man den erfasst, weil am Ende ist es ja dann doch jemand, also es ist ja ein Mensch, der dafür haftet und man nicht immer davon ausgehen kann, dass der Computer es richtig macht. Und genau deswegen einmal drüber browsen, ist alles richtig ausgelesen und ansonsten minimal die Anpassungen machen und genau Bank anbinden zum Beispiel und nicht manuell hochladen oder manuell erfassen. Also alles, was wirklich schon digital möglich ist, also dass man das entsprechend automatisieren und digitalisieren kann. Also das jetzt angewendet auf, ich sag mal, ein Unternehmen, was jetzt zum Beispiel keinen Online-Shop hat, da kann man natürlich auch noch mal weitere, viele andere Lösungen nutzen, viele Automatisierungen zu nutzen. Ja.

Laura: Was würdest du sagen, wie viel Zeit braucht die Buchhaltung von einer solo selbstständigen Person, die vielleicht als Coach tätig ist und auch jetzt nicht einen Shop hat, nicht unfassbar viel also, was ist eigentlich noch nötig? Ich hab so das Gefühl, dass ganz viele, und da beziehe ich mich auch voll mit ein, viel mehr Zeit noch brauchen, weil man eben wirklich sagt, Ach so, warte mal, ich muss mich bei Amazon einloggen. Ah, okay, Login, warte mal, zwei Faktor. Mhm. Ach ja, wie ist das? Ach so, hier brauch ich wieder die Push-Dingsda-Bumsda. Ach so. Also, dass man so jeden Monat irgendwie so einen langen Prozess hat, überhaupt Belege zu finden, in den E-Mails zu suchen. Wer hat mir das geschickt? War das die Petra oder die Sabine? Warte mal, ich gucke mal kurz. Und dann sucht man und so weiter. Also ich habe das Gefühl, dass der Aufwand, wahrscheinlich ist es für dich halt so völlig normal, aber ich glaube, der Aufwand, den viele betreiben, der ist ein x-faches höher, als es eigentlich Not tut sozusagen heutzutage mit unseren ganzen Rechenmaschinen, die wir hier so vor uns haben. Gibt es diese Kunden, die bei euch sind und sagen, geil, das ist einfach gar nicht mehr so viel Aufwand. Ich glaube, das ist für viele einfach ziemlich unvorstellbar. Also Ja, du nickst.

Jasmin: Ja, tatsächlich. Also, wir haben mittlerweile ja auch Kunden geonboardet, die, ich sag mal, von den klassischen Word-Rechnungen ja, die wir natürlich dann auch umgestellt haben. Ich meine, eine Word-Rechnung immer wieder aufs Neue zu schreiben, und das ist ein Zeitfresser pur und dann natürlich auch gar nicht GOBD-konform. Und dementsprechend, klar, sind wir dann natürlich auch relativ schnell auf ein Buchhaltungstool geswitcht. Voraussetzung war natürlich da auch, dass zum Beispiel bei der Rechnungsstellung die Möglichkeit ist, wiederkehrende Rechnungen zu stellen, die automatisiert und immer wieder aus Neue automatisiert erstellt werden und verschickt werden, wenn es, ich sag mal, entsprechende Retainer zum Beispiel sind, die man so unverändert rausschicken kann. Klar, wenn das, ich sag mal, doch individuelle Rechnungen sind, kann man die auch immer wieder anpassen und aber auch da relativ schnell erstellen und rausschicken. Das funktioniert mit solchen Lösungen schon relativ gut. Und auch je nach Anzahl der Belege, die man, ich sag mal, eben checken muss und vielleicht mal anpassen muss, würde ich bei einem Solo-Selbstständigen wirklich sagen, Vorbereitung plus Erstellung der Buchhaltung würde ich jetzt schätzen so fünf bis zehn Stunden, also mit dem ganzen Pipapro-Monat. Also, das wäre jetzt so grobgeschätzt.

Laura: Super spannend. Also, ich würd mal zusammenfassen, wenn ihr jetzt hier grade zuhört und sagt, also das Thema Buchführung in meinem Unternehmen, in meiner Firma, in meiner Selbstständigkeit ist immer wieder ein Schmerzthema. Dann springt mal rüber zu Jasmin, weil ich weiß, dass für euch ist das so normal und euer täglich Brot. Aber ich weiß, für die allermeisten da draußen ist das echt ein monatlicher Struggle. Die Steuererklärung ist immer wieder so ein Thema, wo lange drumrum geschlichten wird, wo große Sorge ist. Kommt da eine Nachzahlung? Was muss ich nach einer Nachzahlung im Bereich Krankenkasse leisten? Ich hab keine Rücklagen. Wie mach ich das eigentlich alles? Also, Ich weiß, dass da so viel Unsicherheiten sind, die sich aus dem Weg räumen lassen. Und wo man, du hast eben gesagt, man spart Zeit und hat den Kopf frei fürs Kernbusiness. Ich würd noch einen draufpacken. Ich würd sagen, mit einem guten Finanzsparing und einer guten Buchhaltung hat man den Rücken frei. Ich weiß ja aus psychologischer Sicht, wie doll solche Energiefresser doch halt wie so ein Kriegsstrom die Batterien entleeren, auch wenn das nichts Aktives ist, was man jetzt jeden Tag irgendwie fühlt. Aber es ist einfach im Hintergrund da. Und ich kann euch das wirklich nur ans Herz legen, euch einen richtig qualifizierten, guten Steuerbuchhaltungs- und Finanz-Sparingspartner zur Seite zu nehmen. Und zuverlässigerweise haben wir euch heute hier im Podcast kleiner Service-Podcast sozusagen einvorgestellt. Also springt gerne mal rüber zu Jasmin, zu LinkedIn, schreibt mal, dass ihr den Podcast gehört habt, bucht euch ein Kennenlerngespräch. Jasmin ist super, super nett, super freundlich. Also das tut nicht weh, die beißt nicht und ihr könnt einfach mal abchecken, ob das vielleicht zusammen passt und ihr dann ein Vertrauensverhältnis aufbauen könnt und zusammen Buchführungen zu einem weniger schlimmen Thema machen könnt.

Jasmin: Stimmt.

Laura: Du Liebe, ich danke dir sehr für deine Zeit und das, was für dich so lockerflockig über die Lippen geht und natürlich und hier klar automatisiert und da gibt es die und die und die Tools. Also ich hoffe, dass dieser kleine Service-Podcast der ein oder anderen Person gezeigt hat. Es gibt Menschen, die sich damit sehr gut auskennen, die das freiwillig machen und die da Profis sind. Und vielleicht denkt ihr mal darüber nach, ob ihr das nicht abgeben möchtet und ja, mal zu Jasmin rüber springt. Danke dir für die Folge hier bei Moin um Neun und euch allen wünschen wir einen schönen Tag und hören uns hier wieder zur nächsten Folge am kommenden Dienstag. Bis dahin erstmal danke dir, Jasmin, und habt's gut.

Jasmin: Bis bald.

Laura: Ciao.